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M3.2.2 | Dokumentenmanagement
​​​​​​​Kurzbeschreibung
Die Ausstattung und Einrichtung des Büroarbeitsplatzes stellt die Weichen für ein zukünftig digitales und vernetztes Arbeiten. Diese Schulung richtet sich an Bürofachkräfte und Betriebsinhaber*innen, die Ansätze und Lösungsmöglichkeiten für ein digital vernetztes Dokumentenmanagement kennenlernen wollen. Im Fokus steht neben den Grundlagen des Dokumentenmanagements und Vorstellung der aktuellen Hard- und Softwarelandschaft, vor allem das Thema „Papierminimiertes Büro“ mit all seinen Facetten.
Zielgruppe
Betriebsinhaber*innen / Führungskräfte / Bürofachkräfte / Auszubildende
Voraussetzungen
Kenntnisse über die im Unternehmen vorhandenen Büroprozesse und elektronische Datenverarbeitung (EDV) sind von Vorteil.
Lernziele
In diesem Praxisworkshop erfahren die Teilnehmenden, welche Hard- und Software benötigt wird, um Dokumente in Papierform zu digitalisieren, archivieren und den weiteren Workflow zu optimieren. Auch die Einbindung von mobilen Lösungen für den Dokumentenaustausch mit den Mitarbeitern auf der Baustelle soll beleuchtet werden. Praxisübungen runden das Thema ab und ermöglichen einige Anwendungsszenarien selber zu testen.
Inhalte
- Grundlagen des Dokumentenmanagements
- Papierminimiertes Büro – Ersetztes Scannen & Co.
- Hardware: Was ist nötig? Was ist sinnvoll? Was ist bereits vorhanden?
- Software: Kauf vs. Open Source oder doch in die Cloud?
- Archivierungs- und Backuplösungen
- Gesetzliche Vorgaben, Sicherheitsbedenken und Co.
- Mobiles Arbeiten: Datenaustausch und Workflow auf der Baustelle
- Praxis: Dokumentenablage und –suche, alternative Scanmethoden z.B. ersetzendes Scannen und mobiler Datenaustausch
Ablauf
09:00 | Begrüßung |Einführung |Vorstellungsrunde |
09:30 | Schaffung der Basis Umgang mit der Informationsflut |
10:00 | Papierminimiertes Büro Elektronische Archivierung, ersetztes Scannen & Co. |
11:15 | Pause | Zeit zum Netzwerken |
11:30 | Grundlagen des Dokumentenmanagements Verfahrensdokumentation, Versionsverwaltung & Co. |
12:15 | Mittagspause | Zeit zum Netzwerken |
13:15 | Aktuelle Hard- und Software Lösungen |
14:15 | Praxis: Ablage und Dokumentenmanagement Ausprobieren der Arbeitsweise und Hilfsmittel |
15:45 | Pause | Zeit zum Netzwerken |
16:00 | Praxis: Mobiles Arbeiten Ausprobieren der Arbeitsweise und Hilfsmittel |
17:00 | Austausch und Fragen |
17:00 | Ende der Veranstaltung | Zeit zum Netzwerken |
Kosten
kostenfrei
Veranstaltungsort
Bildungszentren des Baugewerbes e. V. || Kompetenzzentrum Digitales HandwerkBökendonk 15-17
47809 Krefeld
Deutschland
Koordinaten (Lat, Long):
51.323521, 6.6092
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