Verantwortlich für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (Am Hofgarten 4, 85354 Freising, wissenstransfer@hswt.de). Unsere externe Datenschutzbeauftragte ist die x-tention Informationstechnologie GmbH (Margot-Becke-Ring 37, 69124 Heidelberg, datenschutzbeauftragter.hswt@x-tention.com). Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Betroffenrechte können Sie sich an die angeführten Kontaktdaten wenden. Unsere interne Datenschutzkoordination erreichen Sie unter datenschutz@hswt.de.
Der primäre Zweck der Datenverarbeitung durch die Nutzung der Eventmanagementplattform Eveeno ist die effiziente Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen an der Hochschule. Dies schließt folgende Aspekte ein:
Anmeldeverwaltung: Erfassung und Verarbeitung von Anmeldungen für interne und öffentliche Veranstaltungen, um eine reibungslose Teilnehmerverwaltung zu gewährleisten.
Kommunikation: Versenden von Informationen und Updates zu den Veranstaltungen, wie beispielsweise Änderungen im Zeitplan, Veranstaltungsdetails oder Nachbereitungsmaterialien.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt mit dem Ziel, den Teilnehmenden ein reibungsloses und informatives Veranstaltungserlebnis zu bieten und gleichzeitig die administrativen Prozesse der Hochschule effizienter zu gestalten. Der Einsatz von Eveeno ermöglicht, diese Ziele in einer integrierten und benutzerfreundlichen Umgebung zu erreichen. Die Nutzung der Eventmanagementplattform Eveeno dient dem berechtigten Interesse der Hochschule an einer effizienten und effektiven Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Dies umfasst die Vereinfachung der Anmeldeprozesse, die verbesserte Kommunikation mit den Teilnehmenden sowie die Fähigkeit, Veranstaltungen auf eine Weise zu organisieren, die den Bedürfnissen der Hochschule und der Teilnehmenden entspricht. Der Einsatz von Eveeno trägt somit zur Steigerung der Qualität und Zugänglichkeit der Veranstaltungen der Hochschule bei und unterstützt das Ziel, eine umfassende und benutzerfreundliche Erfahrung für alle Beteiligten zu schaffen.
Im Rahmen unserer Veranstaltungen können Foto- und Filmaufnahmen gemacht werden. Diese Aufnahmen können in verschiedenen Medien und Formaten für Zwecke der Berichterstattung, der Öffentlichkeitsarbeit sowie zur Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen genutzt werden. Dies schließt ein, aber ist nicht beschränkt auf, die Veröffentlichung in Printmedien, auf unserer Webseite, in sozialen Netzwerken oder in sonstigen Publikationen. Mit der tieferstehenden erteilten Einwilligung gestatten Sie uns, die im Rahmen der Veranstaltung von Ihnen gemachten Foto- und Filmaufnahmen zu den oben genannten Zwecken zu verwenden. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf führt dazu, dass die Nutzung Ihrer Aufnahmen ab dem Zeitpunkt des Widerrufs für die Zukunft eingestellt wird. Bereits erfolgte Veröffentlichungen bleiben hiervon unberührt.
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die je nach Art der Veranstaltung variieren können, aufbewahrt. Für kostenpflichtige Veranstaltungen halten wir uns an die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, die eine Speicherung bestimmter Unterlagen für bis zu 10 Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Buchung vorgenommen wurde, vorschreiben. Bei kostenlosen Veranstaltungen bewahren wir Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke notwendig ist, jedoch maximal ein Jahr nach der Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder Rechtsansprüche eine längere Aufbewahrung erfordern.
Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:
Dienstleister und Partner, die uns bei der Veranstaltungsorganisation und -verwaltung unterstützen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Anbieter von Eventmanagement-Software (wie Eveeno), Zahlungsabwicklungsdienste und Dienstleistungen für die Teilnehmerverwaltung.
Behörden und öffentliche Stellen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Interne Abteilungen der Hochschule, die an der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen beteiligt sind, wie das Veranstaltungsmanagement, die Finanzabteilung und die Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit.
Im Falle Ihrer Einwilligung in die Aufnahme von Fotos während der Veranstaltung werden diese Bilder an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben:
Medienunternehmen für die Berichterstattung von unseren Veranstaltungen
Veröffentlichung auf unserer Website
Social Media Plattformen (Instagram, Facebook)
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nur statt, wenn dies für die Durchführung der Veranstaltungen erforderlich ist, beispielsweise wenn die verwendete Eventmanagement-Software Server in einem Drittland nutzt oder Fotos von der Veranstaltung auf Social Media veröffentlicht werden. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen gemäß den Anforderungen der DSGVO getroffen werden, um ein hohes Schutzniveau Ihrer Daten zu gewährleisten. Dies kann beispielsweise durch die Verwendung von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder durch die Übermittlung in Länder erfolgen, für die ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt.
Weitere Informationen zum Datenschutz und insbesondere die Hinweise zu Ihren Rechten finden Sie unter: https://www.hswt.de/datenschutz
