Teilnehmerbuchungen bearbeiten

Um einen Überblick über den aktuellen Stand Ihres Events zu bekommen, eignet sich das Dashboard. Dort sehen Sie auf einen Blick u.a., wie viele Teilnehmer sich schon angemeldet haben, welchen Stand die Buchungen aufweisen und wie hoch Ihr bisheriger Umsatz ist.

Alle detaillierten Informationen zu den vorhandenen Teilnehmerbuchungen Ihres Events können Sie unter Buchungen einsehen.

Buchungen verfolgen

eveeno stellt verschiedene Werkzeuge bereit, mit denen Sie eingegangene Buchungen systematisch überwachen können.

Unter dem Punkt Buchungen finden Sie zunächst einige Tabellen mit Statistiken zu den bereits erfolgten Buchungen. Sie können beispielsweise nachvollziehen, in welchem Zeitraum wie viele Buchungen eingegangen sind (Zeitverlauf) und welche Optionen wie häufig gewählt wurden (Reports).

Ihnen steht außerdem die gesamte Teilnehmerliste zur Verfügung. Die Liste enthält alle Informationen aus Formularfeldern und einige Meta-Informationen (Buchungsnummer, Anmeldedatum usw.). Sie können mit einem Klick auf die entsprechende Spalte die Liste nach jeder Information sortieren (z.B. Teilnehmernummern, Nachnamen in alphabetischer Anordnung, Preis usw.) jeweils in auf- oder absteigender Reihenfolge.

Unter Einstellungen > Mails können Sie angeben, ob Sie bei jeder erfolgten Buchung per Mail benachrichtigt werden wollen.

Buchungen bearbeiten

Alle Möglichkeiten, Buchungen zu bearbeiten, zu bestätigen oder zu stornieren finden Sie unter Buchungen > Buchungsdaten.

Um eine bestimmte Buchung zu finden oder nur einen bestimmten Buchungstyp anzuzeigen, nutzen Sie am besten den Filter auf der linken Seite der Tabelle.

Auf der rechten Seite jeder Teilnehmerzeile finden Sie zwei Schaltflächen. Mit „Anzeigen »“ können Sie sich die Details der Buchung ansehen und Änderungen vornehmen. Sie sehen dort das ausgefüllte Anmeldeformular und haben die Möglichkeit, dieses zu editieren. Damit können Sie z.B. fehlerhafte Mailadressen korrigieren oder den Teilnehmer auf einen anderen Workshop umbuchen. Vergessen Sie nicht, danach auf Speichern zu klicken. Wenn Sie zusätzlich eine Mail mit den neuen Informationen an den Teilnehmer verschicken wollen, klicken Sie auf den Button „Unbestätigt“ (wenn die Gebühren noch nicht beglichen sind) oder „Bestätigen“. Diese Buttons erscheinen nach einem Klick auf die zweite Schaltfläche (Pfeil nach unten). Sie können sich dort außerdem das zur Buchung gehörige Ticket und die Rechnung ansehen sowie Mails versenden und den Status der Buchung ändern (Zahlungseingang bestätigen, auf die Warteliste setzen, Buchung stornieren).

Teilnehmer nachbuchen

Wenn Sie einen Teilnehmer manuell nachbuchen wollen (beispielsweise Gäste, Dozenten oder Mitorganisatoren) haben Sie unter dem Punkt „Manuelle Buchung“ die Möglichkeit dazu. Sie finden dort ein Formular, das dem eigentlichen Buchungsformular ähnelt. Sie sehen neben den für Teilnehmer sichtbaren Feldern auch ausgeblendete Felder, um etwa Bemerkungen zur Buchung hinterlegen zu können oder um nicht-sichtbare Optionen (z.B. kostenloses Ticket) auszuwählen.

Bei der manuellen Buchung wird nicht automatisch eine Bestätigungsmail verschickt – bei Bedarf können Sie das nach der Buchung über Buchungsdaten > Tools jederzeit tun.

Auch manuelle Buchungen erscheinen zusammen mit den Teilnehmerbuchungen in allen Listen und Statistiken.

Buchungsdaten exportieren

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Buchungsdaten zu exportieren, um sie außerhalb von eveeno zu bearbeiten.

Was soll exportiert werden? Wo finden Sie die Option?
Gesamte Teilnehmerliste Buchungen > Teilnehmerliste
Mailadressen aller Teilnehmer Buchungen > Teilnehmerliste
Rechnungen des Events Dashboard > Rechnungen herunterladen
Einzelrechnung oder Einzelticket Buchungen > Buchungsdaten

Sie können die gesamte Teilnehmerliste in verschiedenen Formaten exportieren.

Das Exportieren der Mailadressen ist beispielsweise nützlich, wenn Ihre Teilnehmer weitere Informationsmails bekommen sollen, die nicht zum eveeno-Standard gehören. Mit einem Mailprogramm können Sie die Adressen dann weiterverwenden.