Auch mit der besten Planung kann es vorkommen, dass Sie den Termin für Ihr Event verschieben oder die gesamte Veranstaltung absagen müssen. Das ist ärgerlich, aber eveeno kann Sie bei der Abwicklung unterstützen.
Der wichtigste Punkt ist zunächst, alle bisher angemeldeten Teilnehmer darüber zu informieren. Dazu können Sie unter Buchungen > Teilnehmerliste die Mailadressen aller Teilnehmer exportieren, um eine Sammelmail zu erstellen. Alternativ können Sie für jeden Teilnehmer den Button „Mail senden“ (bei Verschiebung) oder „Absagen“ unter Buchungen > Buchungsdaten betätigen (Details). Passen Sie den entsprechenden Mailtext an, um Ihre Teilnehmer über den Stand zu informieren, z.B. in folgender Form:
„Wir müssen die Veranstaltung leider absagen. Bereits gezahlte Ticketgebühren werden Ihnen in den nächsten Tagen erstattet.“
Veranstaltung verschieben
Bei einer Terminverschiebung sollten Sie Ihr Event in eveeno entsprechend anpassen. Falls der neue Termin noch nicht feststeht, schließen Sie temporär die Anmeldung (Einstellungen > Veröffentlichung, Auswahl „Anmeldung beendet“). Falls der neue Termin bereits feststeht, hinterlegen Sie diesen unter Einstellungen > Basis-Daten. Um Interessenten über den aktuellen Stand zu informieren, können Sie einen Text für die Info- oder Buchungsseite verfassen.
Bereits bestätigte bzw. bezahlte Buchungen gelten bei Einverständnis des Teilnehmers auch für den neuen Termin. Teilnehmer, die den neuen Termin nicht wahrnehmen können, sollten Sie unter Buchungen > Buchungsdaten stornieren, damit Sie weiterhin verlässliche Informationen über die aktuelle Teilnehmerzahl zur Verfügung haben. Stornierte Plätze können daraufhin neu vergeben werden bzw. stehen zur Anmeldung von neuen Teilnehmern bereit.
Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen fallen im Regelfall Erstattungen für stornierte Buchungen an. Wenn Sie die eveeno-Zahlungsabwicklung für Ihr Event gewählt haben, geben Sie uns bitte per Mail oder über die Support-Box Bescheid, welche Erstattungen ausgeführt werden sollen.
Veranstaltung absagen
Wenn Sie die gesamte Veranstaltung absagen, sollten Sie weitere Buchungen verhindern, indem Sie die Anmeldung unter Einstellungen > Veröffentlichung schließen.
Falls Ihre Veranstaltung kostenpflichtig ist und Sie die eveeno-Zahlungsabwicklung gewählt haben, teilen Sie uns bitte per Mail oder über die Support-Box mit, welche Erstattungen ausgeführt werden sollen.