Webinare und Online-Veranstaltungen erstellen

Nicht nur in Zeiten der Corona-Pandemie gewinnen Online-Veranstaltungen an Bedeutung. Wir zeigen Ihnen, was Sie zum Aufsetzen von Webinaren und anderen virtuellen Events benötigen und wie Ihnen eveeno dabei helfen kann, Ihre Veranstaltungen online erfolgreich durchzuführen.

Mit eveeno können Sie für Ihre Online-Veranstaltung u.a.

Außerdem geben wir einige Hinweise für die Auswahl eines geeigneten Webinar- oder Videokonferenz-Tools.

Teilnehmermanagement über eveeno

Zunächst sollten Sie, wie bei einer klassischen Veranstaltung vor Ort, die Teilnehmer über Ihr Online-Eventangebot informieren und ein Anmeldeformular dafür bereitstellen. eveeno unterstützt Sie dabei. Erstellen Sie in Ihrem eveeno-Account ein neues Event und aktivieren Sie in den Basis-Daten die Option „Ohne Ort“:

Nun richten Sie Ihr Event wie gewohnt ein (Anleitung für die ersten Schritte).

Idealerweise nehmen Sie auf der Veranstaltungswebseite bzw. im Anmeldeformular den Hinweis auf, dass es sich um eine Online-Veranstaltung handelt. Auch der Titel der Veranstaltung kann diese Information bereits enthalten, z.B.:

Seminar XYZ (Webinar)
Die Veranstaltung findet online über „Zoom“ statt.
Den Zutritts-Link erhalten Sie mit Ihrer Buchungsbestätigung.

Wenn Ihre Veranstaltung kostenpflichtig ist, nutzen Sie am besten die Möglichkeiten, die eveeno zur Zahlungsabwicklung bietet. Die meisten Webinar- und Videokonferenz-Tools bieten keine oder nur sehr eingeschränkte Optionen zur Monetarisierung und automatischen Rechnungsstellung an, sodass Sie mit eveeno einen echten Mehrwert haben. Sie können für die Teilnahme an Ihrer Online-Veranstaltung Preise hinterlegen (Einstellungen > Preisübersicht). eveeno übernimmt das Zahlungsmanagement auf Ihren Wunsch hin und bietet Ihren Teilnehmern verschiedene Zahlungsmethoden an.

Online-Veranstaltungen benötigen üblicherweise keine Tickets. Sie können daher den Ticketversand deaktiveren unter Einstellungen > Rechnung, Ticket, Kalender. Stattdessen haben Sie mit eveeno die Möglichkeit, Ihren Teilnehmern individuelle Teilnahme-Zertifikate zu erstellen. Sowohl das Layout als auch der Inhalt kann konfiguriert werden. Um Teilnahme-Zertifikate zu nutzen, wenden Sie sich bitte an uns.

Ein Beispiel für eine Webinar-Anmeldung mit eveeno finden Sie hier: Demo-Webinar

Webinar-Tool einbinden

Die Informationen zum technischen Zugang zu Ihrer Online-Veranstaltung können Sie Ihren Teilnehmern per Mail mitteilen. Nutzen Sie dazu die frei konfigurierbaren Texte in den Bestätigungsmails unter Einstellungen > Mails (Teilnahme-Bestätigung). Verschiedene Tools bieten die technische Durchführung von Online-Veranstaltungen an.  Für eine optimale Zusammenarbeit mit eveeno sind vor allem solche Tools geeignet, die einen für alle Teilnehmer gültigen Zutrittslink zur Verfügung stellen, den Sie in den Mailtext kopieren können. Das ist bei den meisten Anbietern der Fall.

Im Folgenden finden Sie einen Beispiel-Text für die Teilnahmebestätigung:

Für die Teilnahme bitten wir Sie, den Zoom-Raum pünktlich um 10.00 Uhr über den folgenden Link zu betreten:

https://zoom.us/j/123456789
Die Meeting ID ist: 123 456 789

Um Ihren Teilnehmern noch mehr Komfort zu bieten, können Sie die Links auch in einem anklickbaren Format verschicken oder den Link unter eine Wortgruppe o.ä. innerhalb der Mail legen. Nutzen Sie dafür im Mailtext den folgenden Code und ersetzen Sie die fett gedruckten Teile mit Ihrem Zugangslink bzw. Ihrem Text:

<a target="_page" href="https://zoom.us/j/123456789">Webinar aufrufen</a>

Außerdem besteht die Möglichkeit, den Link in die mit der Anmeldung versendete .ics-Kalenderdatei zu integrieren. Fügen Sie den Link dazu in das entsprechende Feld unter Einstellungen > Basis-Daten ein:

Mit einer Testbuchung können Sie prüfen, ob alles wie gewünscht funktioniert. Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung benötigen, wenden Sie sich gern an uns.

Hinweise zur Auswahl des Webinar-Tools

Tools für Online-Präsentationen oder Videokonferenzen unterscheiden sich hinsichtlich der angebotenen Features, der Preise und der Anzahl der Teilnehmer, die an einer Video-Session teilnehmen können. Die meisten Tools bieten an, den eigenen Bildschirm mit den Gästen zu teilen, sodass Sie auf diese Weise Präsentationen vorstellen oder auch Ihr eigenes Bild mittels Webcam übertragen können. Zoom, Skype und Microsoft Teams sind bekannte Tools für Online-Meetings. Es gibt auch Anbieter mit eigenem Hosting (z.B. Nextcloud Talk) und Open-Source-Varianten (z.B. Jitsi Meet).

Wenn Sie speziellere Anforderungen an die Teilnehmerkommunikation während des Events haben, können Sie einen Blick auf Webinar-Tools werfen, die es Ihnen zum Beispiel erlauben, Umfragen unter Ihren Teilnehmern durchzuführen, einen Chat einzubinden oder gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Es gibt Anbieter, die solche Funktionen bereits in der Videosoftware integrieren (z.B. ClickMeeting) und Tools, die diese Features als zusätzliche Funktionen, unabhängig von der genutzten Videosoftware, anbieten (zum Beispiel Etherpad für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit).


Unabhängig davon, für welche Kombination Sie sich entscheiden – wir unterstützen Sie beim Einrichten Ihrer Online-Veranstaltung. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.