Online-und Hybrid-Veranstaltungen erstellen

Nicht nur in Zeiten der Corona-Pandemie gewinnen Online- und Hybrid-Veranstaltungen an Bedeutung. Wir zeigen Ihnen, was Sie zum Aufsetzen von virtuellen und hybriden Events benötigen und wie Ihnen eveeno dabei helfen kann, Ihre Veranstaltungen online erfolgreich durchzuführen.

Mit eveeno können Sie für Ihre Online-Veranstaltung u.a.

  • Anmeldeformulare nach Ihren Wünschen erstellen
  • Teilnehmergebühren empfangen (inkl. Online-Zahlungen und automatischer Rechnungsstellung)
  • unabhängige Kapazitätsgrenzen für Teilnahmearten (online und Präsenz) hinterlegen
  • Bestätigungsmails und Kalenderdateien mit den Zugangsdaten zur Online-Veranstaltung versenden
  • individuell konfigurierbare Teilnahme-Zertifikate erstellen

Einrichten eines Anmeldeformulars für Online- oder Hybrid-Veranstaltungen

Zunächst sollten Sie, wie bei einer klassischen Veranstaltung vor Ort, die Teilnehmer über Ihr Online- oder Hybrid-Eventangebot informieren und ein Anmeldeformular dafür bereitstellen. eveeno unterstützt Sie dabei (Anleitung für die ersten Schritte).

Idealerweise nehmen Sie auf der Veranstaltungswebseite bzw. im Anmeldeformular den Hinweis auf, dass es sich um eine Online- oder Hybrid-Veranstaltung handelt. Auch der Titel der Veranstaltung kann diese Information bereits enthalten, z.B.:

Seminar XYZ (Webinar)
Die Veranstaltung findet online über „Zoom“ statt.
Den Zutritts-Link erhalten Sie mit Ihrer Buchungsbestätigung.

Bei Hybrid-Veranstaltungen können Sie im Anmeldeformular eine Auswahl für die Art der Teilnahme einfügen. Falls es begrenzte Teilnehmerkapazitäten gibt, hinterlegen Sie diese Grenzen direkt bei den Optionen unter Einstellungen > Preise und Verfügbarkeit.

Wenn Ihre Veranstaltung kostenpflichtig ist, nutzen Sie die Möglichkeiten, die eveeno zur Zahlungsabwicklung bietet. Die meisten Webinar- und Videokonferenz-Tools bieten keine oder nur sehr eingeschränkte Optionen zur Monetarisierung und automatischen Rechnungsstellung an, sodass Sie mit eveeno einen echten Mehrwert haben. Sie können für die Teilnahme an Ihrer Online-Veranstaltung Preise hinterlegen (Einstellungen > Preise und Verfügbarkeit). eveeno übernimmt das Zahlungsmanagement auf Ihren Wunsch hin und bietet Ihren Teilnehmern verschiedene Zahlungsmethoden an.

Online-Veranstaltungen benötigen üblicherweise keine Tickets. Sie können daher den Ticketversand deaktiveren unter Einstellungen > Dokumente. Stattdessen haben Sie mit eveeno die Möglichkeit, Ihren Teilnehmern eine ics-Kalenderdatei mit den Zugangsdaten zu senden. Den Versand können Sie unter Einstellungen > Dokumente aktivieren. Außerdem können Sie individuelle Teilnahme-Zertifikate zu erstellen. Sowohl das Layout als auch der Inhalt kann konfiguriert werden. Um Teilnahme-Zertifikate zu nutzen, wenden Sie sich bitte an uns.

Mit einer Testbuchung können Sie prüfen, ob alles wie gewünscht funktioniert.

Ein Beispiel für eine Webinar-Anmeldung mit eveeno finden Sie hier: Demo-Webinar

Einbindung eines Webinar- oder Online-Meeting-Tools

Um den Zugangslink zu Ihrer Online-Veranstaltung automatisch mit der Bestätigungsmail zu versenden, aktivieren Sie unter Einstellungen > Basisdaten die Option „Keine Ortsangabe“:

Hinterlegen Sie direkt hier die Zugangsdaten für Ihre Online-Veranstaltung:

Diese Daten werden in der Bestätigungsmail, der ics-Kalenderdatei und im Buchungs-Center angezeigt. Das gilt für kostenlose bzw. bereits bezahlte Buchungen.

Verschiedene Tools bieten die technische Durchführung von Online-Veranstaltungen an. Für eine optimale Zusammenarbeit mit eveeno sind vor allem solche Tools geeignet, die einen für alle Teilnehmer gültigen Zutrittslink zur Verfügung stellen, den Sie wie oben gezeigt hinterlegen können. Das ist bei den meisten Anbietern der Fall.

Sie können der Bestätigungsmail auch noch zusätzliche Informationen zum von Ihnen genutzten Tool hinzufügen. Passen Sie dazu die frei konfigurierbaren Mailtexte unter Einstellungen > Mails entsprechend an.

Hinweise zu steuerlichen Aspekten von Online-Veranstaltungen

Wenn Sie zu Ihren Veranstaltungen auch internationale Teilnehmer erwarten, ist die steuerliche Handhabung zu prüfen. Bei Präsenz-Veranstaltungen findet kein Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) Anwendung, das Event wird immer am Ort der Veranstaltung versteuert.

Mit dem Schreiben vom 9. Juni 2021 hat das Bundesfinanzministerium klargestellt, dass diese Ausnahmeregelung nur für Veranstaltungen mit physischer Anwesenheit gilt. Für Online-Veranstaltungen muss unter bestimmten Bedingungen das Reverse-Charge-Verfahren eingesetzt werden.

Unter Einstellungen > Preise und Verfügbarkeit können Sie die für Sie geltenden Steuersätze in Ihrem Event einstellen. Ggf. benötigen Sie eine weitere Ticketkategorie für internationale Teilnehmer aus der EU mit gültiger Umsatzsteuer-ID. Kontaktieren Sie uns gern bei Fragen zur technischen Umsetzung.


Wir unterstützen Sie beim Einrichten Ihrer Online-Veranstaltung. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Stand: 8. März 2022