Kick-off-Veranstaltung zur IDA-Umsetzung der Kommunalregister in Baden-Württemberg am 22.07.2026: Präsenz-Teilnahme

Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher nach Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO ist das Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Europa Baden-Württemberg (Innenministerium Baden-Württemberg). Innerhalb des Innenministeriums Baden-Württemberg ist die Koordination der Registermodernisierung Baden-Württemberg (RegMo-Koordination Baden-Württemberg) verantwortlich für diese Veranstaltung.

Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Europa Baden-Württemberg
Willy-Brandt-Straße 41
70173 Stuttgart

regmobw@im.bwl.de

Mit der Organisation der Veranstaltung, konkret der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für das Teilnahme-Management ist die RegMo-Koordination verantwortlich. Zur Unterstützung wurde die ]init[ AG, Köpenicker Straße 9, 10997 Berlin beauftragt. Eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO wurde geschlossen.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten des Innenministeriums Baden-Württemberg erreichen Sie unter:

Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Europa Baden-Württemberg
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Willy-Brandt-Straße 41
70173 Stuttgart
Datenschutzbeauftragte@im.bwl.de

Verarbeitete Daten und personenbezogene Daten; 

Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Im Rahmen der Veranstaltungsorganisation benötigen wir für das Teilnahme-Management Ihre personenbezogenen Daten. Unter das Teilnahme-Management fassen wir insbesondere Ihre Anmeldung zur Veranstaltung (Präsenz- oder Online-Teilnahme), wofür wir die Daten Anrede, Titel (optional), Vorname, Nachname, Institution und dienstliche E-Mail-Adresse benötigen. Im Fall einer Präsenz-Teilnahme führen wir anhand von Anmelde-Listen ferner eine Überprüfung Ihrer Anmeldung für die Präsenz-Teilnahme durch und stellen Ihnen ein Namensschild für die Erleichterung einer persönlichen Teilnahme und das Networking vor Ort zur Verfügung. Hierfür verwenden wir die Daten Anrede, Titel (optional), Vorname, Nachname, Institution. Für im Nachgang zur Veranstaltung versendete Informationen wie bspw. die gezeigte Präsentation verwenden wir Ihre dienstliche E-Mail-Adresse.

Bei der Veranstaltung werden zu Berichtszwecken über die Veranstaltung bspw. auf unseren Internetseiten, in Social-Media-Kanälen (bspw. Instagram, LinkedIn), in der Presse oder in unseren Newslettern Fotoaufnahmen gemacht. Sollten Sie nicht fotografiert werden wollen bzw. mit der Veröffentlichung der angefertigten Fotos nicht einverstanden sein, geben Sie bitte einem Mitarbeitenden einen Hinweis.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Teilnahme-Managements (Anmeldung, Teilnehmendenlisten, Namensschilder, Informationsversand) sowie für die Anfertigung und Veröffentlich von Fotoaufnahmen im Rahmen der Berichterstattung und behördlichen Öffentlichkeitsarbeit ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe der verantwortlichen Stelle).

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Organisation, den sicheren Betrieb und die Durchführung der hybriden Veranstaltung erforderlich.

Technische Informationen zur Durchführung des Teilnahme-Managements mit der Online-Event-Software eveeno und zur Verwendung der Videokonferenz-Software Webex der Cisco Systems, Inc. für die Online-Teilnahme

Für die Durchführung des Teilnahme-Managements wird die Online-Event-Software eveeno (eveeno), Andreas Bothe, Ellenbogen 8, 91056 Erlangen, und für die Online-Teilnahme die Videokonferenz-Software Webex der Cisco Systems Inc. (Cisco), 3098 Olsen Drive, San Jose, CA 95128, USA, verwendet, die beide als Auftragsverarbeiter (AV) nach Art. 28 DSGVO tätig werden. 

Ihre Anmeldung zur Teilnahme ist freiwillig. 

eveeno sieht im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz diverse Vorkehrungen und Maßnahmen vor. Zu erwähnen sind u. a. die geprüfte Sicherheit durch Erfüllen der hohen Provider-Standards nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 27701 (Datenschutz), die SSL-Verschlüsselung für eine sichere Datenübertragung End-to-End durch SSL geschützt, die Datenschutzkonformität nach DSGVO, der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, die einstellbare, zeitgesteuerte Löschung der Teilnehmendendaten und automatische Software-Updates. Alle Daten liegen sicher und vertraulich unter deutschem Datenschutz auf Servern in Nürnberg. Die Daten des Veranstalters, des Innenministeriums Baden-Württemberg, werden nicht durch eveeno verwertet. Die Datenschutzinformationen von eveeno können Sie unter folgendem Link einsehen. Die Zertifikate u. a. zur Informationssicherheit und zum Datenschutz können Sie über folgendem Link einsehen.

Webex sieht ebenfalls angemessene und geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und zur sicheren Handhabe vor. So sind insbesondere Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Änderung, nicht autorisierter Offenlegung sowie nicht autorisiertem Zugriff wie bspw. eine starke Verschlüsselung implementiert. Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt wie zur Zweckerfüllung erforderlich. Die Datenschutzerklärung von Cisco mitsamt weiteren Informationen u. a. zu Zertifizierungen und Übereinkommen können Sie unter folgendem Link einsehen. Es werden ggf. weitere personenbezogene Daten wie bspw. die IP-Adresse und die Veranstaltungs-Inhalte wie bspw. aus Chats verarbeitet. Die Datenverarbeitung erfolgt in EU-Rechenzentren.

Geplante Speicherdauer

Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt, wenn und soweit sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. 

Rechte der Betroffenen

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Soweit die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit widerrufen werden (Art. 7 DSGVO).

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Dies gilt insbesondere für die Anfertigung und Verwendung von Fotoaufnahmen im Rahmen der Berichterstattung. Möchten Sie von diesem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie dies den Mitarbeitenden vor Ort oder vorab dem Organisationsteam mitteilen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0
Fax: 0711/615541-15

poststelle@lfdi.bwl.de

Verpflichtung, Daten bereitzustellen

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht nicht. Die Bereitstellung ist jedoch für die Bearbeitung Ihrer Anmeldung und für Ihre Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich. Ohne die Angabe der erforderlichen Daten ist eine organisatorische Berücksichtigung und eine Teilnahme an der (hybriden) Veranstaltung leider nicht möglich.