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Veranstaltung „Blick zurück nach vorn – Wie geht es weiter mit Kinder- und Jugendbeteiligung auf Bundesebene“ / Allgemeine Teilnahmebedingungen

1. Geltungsbereich

Die nachstehenden „Allgemeinen Teilnahmebedingungen“ gelten für die Veranstaltung „Blick zurück nach vorn – Wie geht es weiter mit Kinder- und Jugendbeteiligung auf Bundesebene“ (im Folgenden „Veranstaltung“ genannt), die vom 21. – 23.11.25 im Bundesministerium für Bildung, Familien, Senioren, Frauen und Jugend, Glinkastr. 24, 10117 Berlin stattfindet. Die Übernachtung ist im MEININGER Hotel Tiergarten, Turmstr. 25, 10559 Berlin.

• Veranstaltet wird die Veranstaltung vom Bundesministerium für Bildung, Familien, Senioren, Frauen und Jugend, Glinkastr. 24, 10117 Berlin. Organisiert wird die Veranstaltung von der Stiftung SPI - Sozialpädagogisches Institut Berlin »Walter May«, Servicestelle Jugendstrategie, Seestr. 67, 13347 Berlin (im Folgenden „Veranstalter“ genannt).
• Mit der Anmeldung erklärt sich die teilnehmende Person mit den nachstehenden Teilnahmebedingungen einverstanden. Abweichende Bedingungen oder mündliche Nebenabreden werden vom Veranstalter nicht anerkannt oder müssen schriftlich zugestimmt werden.

2. Anmeldung

Die Anmeldung zur Veranstaltung ist über die Anmeldefunktion über diesen Link vorzunehmen: https://eveeno.com/blick_zurueck_nach_vorn. Anmeldungen per Post, per E-Mail oder Fax werden nicht berücksichtigt. 

Die Anmeldung ist durch den Veranstalter zeitnah, jedoch frühestens nach Ende der Anmeldungsfrist, schriftlich zu bestätigen, sofern dies nicht ausgeschlossen wurde. Sollte eine Anmeldung nicht berücksichtigt werden, wird dies der betroffenen Person schnellstmöglich mitgeteilt.

Die Anmeldung wird erst durch eine Teilnahmebestätigung per E-Mail vom Veranstalter gültig. 

3. Anzahl und Auswahl der Teilnehmenden

Der Veranstalter hat das Recht, im Zuge der begrenzten Kapazitäten der Veranstaltungsräume die Zahl der Teilnehmenden für die Veranstaltung zu limitieren. Eine Berücksichtigung der Anmeldungen erfolgt in Hinblick auf Diversität der Teilnehmendenschaft (u. a. regionale Zuordnung, Alter, Engagement, Geschlechterparität).  

Die Gesamtanzahl der Teilnehmenden zur Veranstaltung kann kurzfristig angepasst werden. Die Teilnehmenden werden darüber zeitnah per E-Mail informiert. Dies kann ebenso Teilnehmende betreffen, die bereits eine Bestätigung zur Teilnahme erhalten haben.

4. Kosten

Die angebotene Veranstaltung ist kostenfrei. 

Im Rahmen der Veranstaltung werden den Teilnehmenden zwei Übernachtungen (vom 21. – 23.11.25) im MEININGER Hotel Tiergarten, Turmstr. 25, 10559 Berlin angeboten, die für die Teilnehmenden ebenfalls kostenfrei sind.

Reisekosten 

• Reisekosten per Bus oder Bahn (alle Züge) innerhalb Deutschlands werden in Höhe von max. 150 € nach der Veranstaltung erstattet.
• Bitte bei der Buchung Sparpreise bevorzugen.
• Immer die Stornierungsoption mitbuchen.
• Abrechnung BahnCard 100: Abgerechnet werden können 50 % des Fahrpreises für die Hin- und Rückfahrt vom Wohnort nach Berlin. Dazu muss ein Nachweis über die Bahncard eingereicht werden sowie ein Nachweis über den günstigsten Fahrpreis aus der DB App mit Fahrtdatum und Verbindungsdetails.
• Solange die Reisekosten von 150 € nicht überschritten werden, müssen Start und Ziel innerhalb Deutschlands nicht identisch sein.
• Die Rückreise muss bis spätestens zum 25.11.25 erfolgen.
• Die Tickets müssen digital als PDF mit einem Reisekostenformular eingereicht werden (Informationen dazu werden den Teilnehmenden entsprechend zur Verfügung gestellt).
• Reisekosten werden nur nach einer tatsächlichen Teilnahme an der Veranstaltung übernommen. Zur Überprüfung der Anwesenheit wird vor Ort eine Unterschriftenliste ausliegen.
• Einreichungsdeadline: 01.12.2025

5. Verpflegung

Im Hotel ist ein Frühstück für beide Tage mitgebucht. Sollte keine Übernachtung im zur Verfügung gestellten Hotel in Anspruch genommen werden, erfolgt das Frühstück auf eigene Verantwortung und auf eigene Kosten. Während der Veranstaltung wird den Teilnehmenden am Freitag ein Abendessen, am Samstag ein Mittag- sowie Abendessen und am Sonntag ein Mittagessen angeboten. Bei allen Mahlzeiten sind die bereit gestellten Getränke inklusive. Getränke und Mahlzeiten, die über das Beschriebene hinausgehen, müssen von den Teilnehmenden selbst organisiert und bezahlt werden und sind nicht erstattungsfähig.

6. Alter der Teilnehmenden

Die Teilnahme an der Veranstaltung ist ab 16 Jahren möglich.

Bei Jugendlichen unter 18 Jahren bedarf es zur Teilnahme an der Veranstaltung des Einverständnisses des/der Erziehungsberechtigten. Die schriftliche Einverständniserklärung muss dem Veranstalter bis spätestens 07.11.2025 vorliegen. 

Die Zusendung der Einverständniserklärung inkl. originaler Unterschrift erfolgt per Mail an kontakt@jugendstrategie.de. Liegt bei Veranstaltungsbeginn keine Zustimmung eines/einer Erziehungsberechtigten vor, ist der minderjährigen Person die Teilnahme an der Veranstaltung nicht gestattet.

7. Rücktritt

Bei Verhinderung der Teilnahme ist eine Absage in schriftlicher Form (bspw. per E-Mail) möglich. Der Veranstalter ist umgehend nach Bekanntwerden zu informieren.

8. Absage der Veranstaltung

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, in Fällen höherer Gewalt, aufgrund behördlicher Anordnung oder aus Sicherheitsgründen die Veranstaltung abzusagen oder das Programm zu verkürzen. Eine Erstattung von Buchungs- oder Stornierungsgebühren für An- und Abreise ist ausgeschlossen. Dies gilt auch im Fall kurzfristiger Absagen, selbst wenn eine vorherige Benachrichtigung des Teilnehmenden nicht mehr möglich war. 

9. Wechsel im Programm und von den Referierenden

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, bei Verhinderung einer aktiven Person (u. a. Podiumsgast, Workshopleitung) einen Wechsel mit einer vergleichbaren Person vorzunehmen. Soweit der Gesamtzuschnitt der Veranstaltung nicht wesentlich beeinträchtigt wird, behält sich der Veranstalter Verschiebungen im Programm bzw. Ablaufplan vor.

10. Hausordnung, Rauchen

Alle Teilnehmenden sind dazu aufgefordert, sich selbstständig über die im Hotel und am Veranstaltungsort geltende Hausordnung zu informieren und diese während der ganzen Aufenthalts- und Veranstaltungsdauer einzuhalten. 

Das Rauchen von Tabakprodukten sowie der Konsum von bewusstseinsverändernden Substanzen (Drogen, Alkohol) sind auf der Veranstaltung nicht gestattet. 

11. Haftung und Aufsicht

Eine durchgängige Aufsicht durch den Veranstalter – auch für minderjährige Teilnehmende – wird während der Veranstaltung nicht geleistet. Teilnehmende übernehmen selbst die Verantwortung für ihren Check-In und Check-Out im Hotel, für das pünktliche Erscheinen zu allen Programmpunkten und die Einhaltung der Veranstaltungsregeln. Die Hotelrezeption ist 24h geöffnet. Im Hotel wird es ein Nachtbetreuungsteam von 2 Personen geben, die vor Ort und telefonisch erreichbar sind. Tagsüber ist ein Betreuungsteam von 2 Personen sowie die Servicestelle Jugendstrategie für Teilnehmende ansprechbar und vor Ort. Alle Kontaktdaten und Erreichbarkeiten werden den Teilnehmenden im Vorfeld kommuniziert. 

Die Teilnahme an der Veranstaltung erfolgt auf eigenes Risiko. Die Teilnehmenden sind für sich selbst, ihre Gesundheit und ihr Handeln verantwortlich. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für: Personenschäden, Diebstahl, Sachschäden. Schäden, welche durch den Teilnehmenden entstehen, werden diesem in Rechnung gestellt.

12. Awareness-Team

Awareness ist ein Konzept, das sich mit einem respektvollen Miteinander von Menschen beschäftigt. Es geht darum, sich gegenseitig zu unterstützen und einen Raum zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen können und jede:r vor diskriminierendem und abwertendem Verhalten geschützt wird. Während der Programmzeiten wird ein Awareness-Team von vier Personen am Veranstaltungsort anwesend sein. Das Team ist dafür zuständig, alle Personen auf der Veranstaltung zu unterstützen und zu begleiten, falls sich jemand unwohl fühlt, Diskriminierung oder problematisches Verhalten erlebt oder einen Rückzugsort braucht. Das Awareness-Team ist in einem speziellen Raum, dem „Safer Space“ und auf der gesamten Veranstaltung erreichbar. 

13. Ausschluss von der Teilnahme

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmende in besonderen Fällen (z.B. Störung der Veranstaltung und Nichtbeachtung der Hausordnung) von der weiteren Veranstaltung auszuschließen. Bei Minderjährigen sind die Erziehungsberechtigten für die Rückreise ihrer Kinder verantwortlich. Bei Personen ab 18 Jahren müssen die ausgeschlossenen Teilnehmenden selbst ihre Rückreise organisieren.

14. Hinweise zum Datenschutz

Mit Ausfüllen und Versenden des Anmelde- bzw. Kontaktformulars erklärt die/der Teilnehmende, die Datenschutzerklärung auf der Website https://jugendstrategie.de/datenschutz/ zur Kenntnis genommen zu haben und der darin beschriebenen Datenverarbeitung einzuwilligen. Auf Widerspruchsrechte des Teilnehmenden wird in der Datenschutzerklärung jeweils hingewiesen.

Die Datenschutzhinweise zur Veranstaltung sind unter folgendem Link nachzulesen: https://jugendstrategie.de/wp-content/uploads/2025/09/2025_Stiftung_SPI_Datenschutzhinweise_Veranstaltungen.pdf 

15. Fotografische Begleitung und Videoaufnahmen der Veranstaltung

Bei einigen Veranstaltungen fertigen wir für zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Foto- und Videoaufnahmen an. Wenn dies der Fall ist, informieren wir die Teilnehmenden spätestens zu Beginn der Veranstaltung darüber. Es werden in der Regel Foto- und Videoaufnahmen von Personen angefertigt, die eine besondere Rolle auf einer Veranstaltung einnehmen. Es werden auch Foto- und Videoaufnahmen angefertigt, die mehrere Teilnehmende zeigen sowie die Atmosphäre der Veranstaltung abbilden. Wir veröffentlichen die Fotos auf unserer Webseite sowie auf unseren Seiten in sozialen Medien (insbesondere Instagram). Wir geben die Foto- und Videoaufnahmen ggf. zudem an Dritte weiter, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind (z.B. das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend), die die Foto- und Videoaufnahmen auf ihrer Webseite und auf ihren Seiten in sozialen Medien veröffentlichen können. Sofern die Teilnehmenden auf den Foto- und Videoaufnahmen nicht erscheinen möchten, können sie dies der fotografierenden Person mitteilen. Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Veranstaltungen für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Lichtbildern zu dokumentieren und diese dann zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden).

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