Wie kann ich die Teilnehmer einchecken?

Das eveeno-Ticket enthält Angaben und Sicherheitsmerkmale, mit denen Sie die Gültigkeit des Tickets überprüfen und gegen Fälschungen und Kopien schützen können:

Mit dem Barcode und QR-Code kann das Ticket maschinell gescannt und entwertet werden. Ein zufälliger Geheimcode verhindert Fälschungen. Dieser Code kann auch ohne Scantechnik mit einer ausgedruckten Liste verglichen werden.

Wenn Sie die Gäste elektronisch einchecken wollen, haben Sie drei Möglichkeiten, die Ihnen eveeno mittels kostenloser Webapps zur Verfügung stellt. Dazu müssen Sie im Internet online mit eveeno verbunden sein. Beim Checkin haben Sie die Anmeldedaten sofort parat und können auch parallel an mehreren Eingangstüren erfassen!

Auch nicht-elektronisch können Sie die Tickets sicher mit einer ausgedruckten Teilnehmerliste überprüfen. Dann brauchen Sie keine weitere Scanner-Technik:

Unser Tipp: Ab 200-300 Teilnehmern lohnt sich ein Scanner, wegen der professionellen Außenwirkung oft schon vorher. Pro weiterer 200 Teilnehmer ein zusätzlicher Scanner. Sie bekommen Scanner ab 20€ bei Amazon.

 

Option 1: QR-Code oder Barcode mit Handscanner über PC oder Tablet lesen

Sie scannen den QR-Code oder den Barcode der Tickets mit einem kleinen Hand-Scanner, der per USB-Kabel oder drahtlos mit Ihrem PC oder Tablet verbunden ist. Das wirkt professionell und geht technologiebedingt schneller und besser als über die Handy-Kamera eines Smartphones (siehe Option 2).

Die Scanner brauchen meistens nicht konfiguriert zu werden, einfach anstecken und los gehts – eveeno akzeptiert sowohl US-amerikanische als auch deutsche Tastatureinstellung.

  • Auf die folgende eveeno-Seite gehen: Meine Events / Buchungen / Einlasskontrolle
  • Barcode-Scanner über USB/Bluetooth/etc anschließen. Der Barcode-Scanner verhält sich wie eine Tastatur und „tippt“ seine Zeichen in das Suchfeld auf der Webseite.

  • Jedes Scannen sucht das Ticket heraus und entwertet es sofort.
  • Es wird angezeigt, wenn ein Ticket gefälscht oder für eine andere Veranstaltung oder bereits entwertet ist.

  

  • Es wird laufend angezeigt, wieviele Gäste bereits eingecheckt sind. Bei mehreren Checkin-Stationen kann der aktuelle Stand alle 30 Sekunden vom Server abgefragt werden.

 

Option 2: QR-Code scannen mit der Smartphone- oder Tablet-Kamera

Sie scannen den QR-Code der Tickets mit einem Smartphone oder auch Tablet, das mit dem Internet verbunden ist. Dazu benutzen Sie eine der zahlreichen QR-Scanner-Apps, es sollte mit fast jeder gehen, ausprobieren!

  • QR-Scanner-App installieren (beliebig, ausprobieren)
  • Irgendein Ticket Ihres Events scannen (Vom ersten Gast, oder Sie drucken ein Muster-Ticket vorher aus)
  • Die Event-Webseite wird geöffnet – nun mit Ihrer eveeno-Kennung einloggen!
  • Nun scannen – Sie sehen die Teilnehmerdaten des Tickets und Check-In/Out-Button.
  • Es wird gemeldet, wenn ein Ticket gefälscht oder für eine andere Veranstaltung oder bereits entwertet ist.

 

Option 3: Schnellsuche im System und Sichtkontrolle der Tickets

Sie können auch mit der manuellen Suche nach Namen, Mailadresse oder Buchungsnummer der Gäste ein effektives Checkin durchführen:

  • Auf die folgende eveeno-Seite gehen: Meine Events / Buchungen / Einlasskontrolle
  • Im Suchfeld einfach Teile des Namens oder der Ticketnummer eingeben und mit Return die Suche starten. Die Escape-Taste löscht übringens das Suchfeld.

  • Die betreffenden Gäste werden angezeigt, mit Knöpfen zum ein- und auschecken.

 

Option 4: Vergleich mit einer ausgedruckten Liste

Sie können mit den Reportfunktionen von eveeno direkt vor dem Event eine Teilnehmerliste exportieren und ausdrucken, und Ihre Gäste traditionell auf der Liste abhaken. Dann brauchen Sie keine weitere Technik.

Kontrolle gegen Kopien: Jedes Ticket enthält oben einen kleinen Geheimcode, der zum Namen und zur Ticketnummer passen muss – im Zweifelsfall können Sie diesen Code mit der Liste vergleichen.