Wie kann ich die Teilnehmer einchecken?

Das eveeno-Ticket enthält Angaben und Sicherheitsmerkmale, mit denen Sie die Gültigkeit des Tickets überprüfen und es gegen Fälschungen und Kopien schützen können:

Mit dem Barcode und QR-Code kann das Ticket maschinell gescannt und entwertet werden. Ein zufälliger Geheimcode verhindert Fälschungen. Dieser Code kann auch ohne Scantechnik mit einer ausgedruckten Liste verglichen werden.

Wenn Sie die Gäste elektronisch einchecken wollen, haben Sie drei Möglichkeiten, die Ihnen eveeno mittels kostenloser Webapps zur Verfügung stellt. Dazu müssen Sie online und mit eveeno verbunden (eingeloggt) sein. Beim Checkin haben Sie die Anmeldedaten sofort parat und können auch parallel an mehreren Eingangstüren erfassen!

Auch nicht-elektronisch können Sie die Tickets sicher mit einer ausgedruckten Teilnehmerliste überprüfen. Dann brauchen Sie keine weitere Scanner-Technik:

Unser Tipp: Ab 200-300 Teilnehmern lohnt sich ein Scanner, wegen der professionellen Außenwirkung oft schon vorher. Pro weiterer 200 Teilnehmer empfiehlt sich ein zusätzlicher Scanner. Sie erhalten Scanner ab 20€ bei Amazon*. Für das Scannen von QR-Codes benötigen Sie einen 2D-fähigen Scanner. Empfehlenswert sind beispielsweise Scanner von Tera* und Netum*, welche kabellos über 2.4 GHz nutzbar sind. (*Amazon-Partnerlink)

 

Option 1: QR-Code oder Barcode mit Handscanner über PC oder Tablet lesen

Sie scannen den QR-Code oder den Barcode der Tickets mit einem kleinen Hand-Scanner, der per USB-Kabel oder drahtlos mit Ihrem PC oder Tablet verbunden ist. Das wirkt professionell und geht technologiebedingt schneller und besser als über die Handy-Kamera eines Smartphones (siehe Option 2).

Die Scanner brauchen meist nicht konfiguriert zu werden, einfach anstecken und los geht’s – eveeno akzeptiert sowohl US-amerikanische als auch deutsche Tastatureinstellung.

Ablauf

  • Auf die folgende eveeno-Seite gehen: Meine Events / Buchungen / Einlasskontrolle
  • Barcode-Scanner über USB/Bluetooth/etc. anschließen. Der Barcode-Scanner verhält sich wie eine Tastatur und „tippt“ seine Zeichen in das Suchfeld auf der Webseite.

  • Jedes Scannen sucht das Ticket heraus und entwertet es sofort.
  • Es wird angezeigt, wenn ein Ticket gefälscht oder für eine andere Veranstaltung gebucht oder bereits entwertet ist.

  

  • Es wird laufend angezeigt, wie viele Gäste bereits eingecheckt sind. Bei mehreren Checkin-Stationen kann der aktuelle Stand alle 30 Sekunden vom Server abgefragt werden.

Fehlerbehebung

Wenn das Scannen nicht funktioniert, obwohl Sie bei eveeno eingeloggt sind, die Einlassseite aufgerufen haben und den Scanner angeschlossen haben, prüfen Sie bitte folgende Punkte:

  • Ist die Verbindung zwischen Scanner und Laptop erfolgreich? Hat der Laptop den Scanner erkannt?
  • Nutzt der Scanner ein deutsches oder englisches (US) Tastaturlayout? Falls nicht, hilft häufig das Zurücksetzen des Scanners auf Werkseinstellungen.
  • Falls im Suchfeld gar keine Zeichen erscheinen und die oben stehenden Hinweise nicht geholfen haben, ist u.U. das Gerät defekt.
  • Falls eine Zeichenabfolge im Suchfeld erscheint, aber kein Ticket herausgesucht wird, kopieren Sie bitte die Zeichenfolge und senden Sie uns diese per Mail zur weiteren Analyse.

 

Option 2: QR-Code scannen mit der Smartphone- oder Tablet-Kamera

Sie scannen den QR-Code der Tickets mit einem Smartphone oder auch Tablet, das mit dem Internet verbunden ist. Dazu benutzen Sie eine der zahlreichen QR-Scanner-Apps. Es sollte mit fast jeder funktionieren, probieren Sie es einfach aus!

Ablauf

  • QR-Scanner-App installieren (beliebig, ausprobieren)
  • Irgendein Ticket Ihres Events scannen (vom ersten Gast oder Sie drucken ein Muster-Ticket vorher aus)
  • Die Event-Webseite wird geöffnet – nun mit Ihrer eveeno-Kennung einloggen.
  • QR-Code scannen und auf den Link klicken bzw. bestätigen (je nach genutzter App). Der Browser wird geöffnet. Sie sehen dort die Teilnehmerdaten des Tickets und können den Check-In/Out-Button klicken.
  • Es wird gemeldet, wenn ein Ticket gefälscht, für eine andere Veranstaltung gebucht oder bereits entwertet ist.
  • Zum Scannen des nächsten Tickets wechseln Sie zurück zur Scanner-App (Zurück-Button).

 

Option 3: Schnellsuche im System und Sichtkontrolle der Tickets

Sie können auch mit der manuellen Suche nach Namen, Mailadresse oder Buchungsnummer der Gäste ein effektives Checkin durchführen:

  • Auf die folgende eveeno-Seite gehen: Meine Events / Buchungen / Einlasskontrolle
  • Im Suchfeld einfach Teile des Namens oder der Ticketnummer eingeben und mit Return die Suche starten. Die Escape-Taste löscht übringens das Suchfeld.

  • Die betreffenden Gäste werden angezeigt, mit Knöpfen zum ein- und auschecken.

 

Option 4: Vergleich mit einer ausgedruckten Liste

Sie können mit den Reportfunktionen von eveeno direkt vor dem Event eine Teilnehmerliste exportieren und ausdrucken und Ihre Gäste traditionell auf der Liste abhaken. Dann brauchen Sie keine weitere Technik.

Kontrolle gegen Kopien: Jedes Ticket enthält oben einen kleinen Geheimcode, der zum Namen und zur Ticketnummer passen muss – im Zweifelsfall können Sie diesen Code mit der Liste vergleichen.