Wie kann ich die Teilnehmer einchecken?

Sie können mit den Reportfunktionen von eveeno direkt vor dem Event eine Teilnehmerliste exportieren und ausdrucken, und Ihre Gäste traditionell auf der Liste abhaken. Dann brauchen Sie keine weitere Technik.

Kontrolle gegen Kopien: Jedes Ticket enthält oben einen kleinen Geheimcode, der zum Namen und zur Ticketnummer passen muss – im Zweifelsfall können Sie diesen Code mit der Liste vergleichen.

Wenn Sie die Gäste elektronisch einchecken wollen, haben Sie drei Möglichkeiten, die Ihnen eveeno mittels kostenloser Webapps zur Verfügung stellt. Dazu müssen Sie im Internet online mit eveeno verbunden sein. Beim Checkin haben Sie die Anmeldedaten sofort parat und können auch parallel an mehreren Eingangstüren erfassen:

 

Option 1: QR-Code scannen über Smartphone oder Tablet

Sie scannen den QR-Code der Tickets mit einem Smartphone oder auch Tablet, das mit dem Internet verbunden ist. Dazu benutzen Sie eine der zahlreichen QR-Scanner-Apps, es sollte mit fast jeder gehen, ausprobieren!

  • QR-Scanner-App installieren (beliebig, ausprobieren)
  • Irgendein Ticket Ihres Events scannen (Vom ersten Gast, oder Sie drucken ein Muster-Ticket vorher aus)
  • Die Event-Webseite wird geöffnet – nun mit Ihrer eveeno-Kennung einloggen!
  • Nun scannen – Sie sehen die Teilnehmerdaten des Tickets und Check-In/Out-Button.
  • Es wird gemeldet, wenn ein Ticket gefälscht oder für eine andere Veranstaltung oder bereits entwertet ist.

Option 2: Barcode scannen mit Handscanner über PC oder auch Tablet

Sie scannen den Barcode der Tickets mit einem kleinen Hand-Scanner, der mit dem USB-Kabel oder drahtlos über BlueTooth mit Ihrem PC oder Tablet verbunden ist. Das wirkt professionel und geht schneller als über den QR-Code (siehe Option 1), da keine Kamera fokussieren muss etc.

Tipp: Sie bekommen Scanner ab 20€ bei Amazon – bei uns im Test laufen beispielsweise der Albasca MK-1000 und der Inateck Barcode-Scanner mit Bluetooth sehr gut.

  • Auf die folgende eveeno-Seite gehen: Meine Events / Buchungen / Einlasskontrolle
  • Barcode-Scanner über USB oder Bluetooth anschließen. Der Barcode-Scanner verhält sich wie eine Tastatur und „tippt“ seine Zeichen in das Suchfeld auf der Webseite.

  • Jedes Scannen sucht das Ticket heraus und entwertet es sofort.
  • Es wird angezeigt, wenn ein Ticket gefälscht oder für eine andere Veranstaltung oder bereits entwertet ist.

  

  • Es wird laufend angezeigt, wieviele Gäste bereits eingecheckt sind. Bei mehreren Checkin-Stationen kann der aktuelle Stand alle 30 Sekunden vom Server abgefragt werden.

 

Option 3: Schnellsuche im System und Sichtkontrolle der Tickets

Sie können auch mit der manuellen Suche nach Namen, Mailadresse oder Buchungsnummer der Gäste ein effektives Checkin durchführen:

  • Auf die folgende eveeno-Seite gehen: Meine Events / Buchungen / Einlasskontrolle
  • Im Suchfeld einfach Teile des Namens oder der Ticketnummer eingeben und mit Return die Suche starten. Die Escape-Taste löscht übringens das Suchfeld.

  • Die betreffenden Gäste werden angezeigt, mit Knöpfen zum ein- und auschecken.