Warteliste

Bei eveeno haben Sie die Möglichkeit, die Gesamtkapazität Ihres Events anzugeben. Das bedeutet, dass nur die von Ihnen vorher festgelegte Anzahl Anmeldungen akzeptiert wird. Wenn es mehr Anmeldungen gibt, können diese auf eine Warteliste gesetzt werden.

Warteliste aktivieren

Um die Warteliste zu verwenden, müssen Sie diese freischalten. Dies geschieht unter Einstellungen > Verfügbarkeit. Aktivieren Sie dort den Button auf „Wartelisten-Anmeldung ermöglichen“.

Wenn die Veranstaltung ausgebucht ist, sieht der Teilnehmer die Information „Anmeldung für Warteliste“ im Anmeldeformular. Außerdem ist der Button zum Speichern der Informationen entsprechend benannt.

Die Warteliste bezieht sich auf eine bestimmte Option im Anmeldeformular, meist ist dies die Ticketauswahl. Die konkrete Option können Sie unter Einstellungen > Verfügbarkeit > Warteliste wählen.

Personen von der Warteliste einladen

Wenn Plätze in Ihrer Veranstaltung frei werden (siehe auch Buchungen stornieren), können Sie die Personen von der Warteliste zur Anmeldung einladen bzw. deren Anmeldung bestätigen. In der Teilnehmerliste unter Buchungen > Buchungsdaten erkennen Sie die Wartelisten-Anmeldungen an der gelben Hinterlegung. Die Reihenfolge der Anmeldungen ist über die Buchungsnummer ersichtlich. Niedrigere Buchungsnummern entsprechen einer früheren Anmeldung. Sie können die entsprechenden Wartelisten-Anmeldungen manuell auf „Unbestätigt“ (weiß) oder „Bestätigt“ (grün) setzen.

Die konkrete Wahl zwischen den beiden Optionen hängt davon ab, ob die Teilnehmer noch den Teilnahmebeitrag bezahlen müssen. Setzen Sie den Eintrag auf „Unbestätigt“, wenn es sich um eine kostenpflichtige Buchung handelt und der Teilnehmer eine Mail mit der Zahlungsanweisung bekommen soll. Sie können die Nachricht noch ergänzen, z.B. um dem Teilnehmer nähere Informationen zum Vorgehen zu geben. Es ist beispielsweise oft sinnvoll, auch dann um eine Rückmeldung zu bitten, wenn der Teilnehmer kein Interesse mehr an dem Platz hat. Damit ermöglichen Sie anderen Personen auf der Warteliste die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung. Falls der Teilnehmer kein Interesse an dem Platz hat, stornieren Sie die Buchung mit „Absagen“ (rot).

Setzen Sie den Eintrag gleich auf „Bestätigt“ (grün), wenn es sich um eine kostenlose Buchung handelt. Auch hier können Sie eine Nachricht anfügen, in der Sie den Teilnehmer bitten Bescheid zu sagen, wenn er den Platz nicht in Anspruch nehmen möchte.

Warteliste als Akkreditierungsmechanismus

Die Warteliste kann auch als Akkreditierungsmechanismus „zweckentfremdet“ werden. Dieses Vorgehen ist z.B. dann nützlich, wenn Sie die Anmeldungen zunächst überprüfen wollen, bevor Sie sie bestätigen.

Dazu legen Sie Ihr Event mit einer geringen Kapazität an (z.B. 1 Person) und füllen diesen Platz z.B. mit einer Test-Anmeldung. Alle weiteren Anmeldungen landen daraufhin zunächst auf der Warteliste. Dort können Sie dann die entsprechenden Teilnehmer wie oben beschrieben manuell freischalten.