Bei eveeno haben Sie die Möglichkeit, die Gesamtkapazität Ihres Events anzugeben. Das bedeutet, dass nur die von Ihnen vorher festgelegte Anzahl Anmeldungen akzeptiert wird. Wenn es mehr Anmeldungen gibt, können diese auf eine Warteliste gesetzt werden.
Außerdem können Sie einen Voranmeldungs- bzw. Akkreditierungsmodus aktivieren. Anmeldungen landen dann auf einer vorläufigen Warteliste und Sie können manuell entscheiden, welche Personen teilnehmen dürfen und eine Bestätigung erhalten
Warteliste aktivieren
Um die Warteliste zu verwenden, müssen Sie diese freischalten. Dies geschieht unter Einstellungen > Gesamtkapazität. Aktivieren Sie dort den Button auf „Wartelisten-Anmeldung ermöglichen“.
Wenn die Veranstaltung ausgebucht ist, sieht der Teilnehmer die Information „Anmeldung für Warteliste“ im Anmeldeformular. Außerdem ist der Button zum Speichern der Informationen entsprechend benannt.
Die Warteliste bezieht sich auf eine bestimmte Option im Anmeldeformular, meist ist dies die Ticketauswahl. Die konkrete Option können Sie unter Einstellungen > Gesamtkapazität > Warteliste wählen.
Voranmeldung aktivieren
Um zunächst Interessenten zu erfassen und später im Einzelfall zu entscheiden, wer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen darf, können Sie den Modus zur Voranmeldung unter Einstellungen > Gesamtkapazität aktivieren. Die Funktionsweise ist vergleichbar mit einer ausgebuchten Veranstaltung: Alle Anmeldungen landen auf einer Warteliste.
Beachten Sie, dass dabei Kapazitätsgrenzen nicht berücksichtigt werden, d.h. es ist möglich, dass sich mehr Interessenten für Ihre Veranstaltung oder einzelne Teile davon finden, als Plätze zur Verfügung stehen.
Nach manueller Prüfung können Sie entscheiden, wer an der Veranstaltung teilnehmen darf. Beachten Sie dabei die Kapazitätsgrenzen.
Personen von der Warteliste einladen
Wenn Plätze in Ihrer Veranstaltung frei werden (siehe auch Buchungen stornieren) oder Sie Interessenten die Teilnahme anbieten möchten, können Sie die Personen von der Warteliste zur Anmeldung einladen bzw. deren Anmeldung bestätigen. In der Teilnehmerliste unter Buchungen > Buchungsdaten erkennen Sie die Wartelisten-Anmeldungen an der gelben Hinterlegung. Die Reihenfolge der Anmeldungen ist über die Buchungsnummer ersichtlich. Niedrigere Buchungsnummern entsprechen einer früheren Anmeldung. Sie können die entsprechenden Wartelisten-Anmeldungen manuell auf „Unbestätigt“ (weiß) oder „Bestätigt“ (grün) setzen.
Die konkrete Wahl zwischen den beiden Optionen hängt davon ab, ob die Teilnehmer noch den Teilnahmebeitrag bezahlen müssen. Setzen Sie den Eintrag auf „Unbestätigt“, wenn es sich um eine kostenpflichtige Buchung handelt und der Teilnehmer eine Mail mit der Zahlungsanweisung bekommen soll. Sie können die Nachricht noch ergänzen, z.B. um dem Teilnehmer nähere Informationen zum Vorgehen zu geben. Es ist beispielsweise oft sinnvoll, auch dann um eine Rückmeldung zu bitten, wenn der Teilnehmer kein Interesse mehr an dem Platz hat. Damit ermöglichen Sie anderen Personen auf der Warteliste die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung. Falls der Teilnehmer kein Interesse an dem Platz hat, stornieren Sie die Buchung mit „Absagen“ (rot).
Setzen Sie den Eintrag gleich auf „Bestätigt“ (grün), wenn es sich um eine kostenlose Buchung handelt. Auch hier können Sie eine Nachricht anfügen, in der Sie den Teilnehmer bitten Bescheid zu sagen, wenn er den Platz nicht in Anspruch nehmen möchte.
