eveeno versendet an wichtigen Punkten des Buchungsprozesses automatische E-Mails an die Teilnehmer. Diese Mails beinhalten Standardtexte zum entsprechenden Buchungsstand. Prüfen Sie mit einer Test-Buchung, ob die Standardtexte für Ihre Zwecke ausreichend sind. Falls nicht, können Sie die Texte auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.
Mailtypen und Versendeoptionen
Es gibt vier Standard-Mailtypen, die teilweise automatisch an die Teilnehmer verschickt werden. Für jede dieser Mails finden Sie in den Buchungsdaten Ihres Events (Buchungen > Buchungsdaten) außerdem einen Button, um die Mail manuell zu versenden. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie die Geldeingänge selbst kontrollieren und nicht die eveeno-Zahlungsabwicklung in Anspruch nehmen (nähere Informationen dazu). Die folgenden Mailtypen bietet eveeno (die Button-Bezeichnung in den Buchungsdaten finden Sie jeweils in Klammern):
- Eingangs-Bestätigung (Unbestätigt). Diese Mail wird automatisch verschickt, wenn sich ein Teilnehmer bei einem kostenpflichtigen Event angemeldet hat. Sie enthält u.a. alle eingegebenen Daten der Buchung. Bei Bezahlung per Überweisung sollten in der Mail auch die Zahlungsaufforderung und alle dazu nötigen Informationen zu finden sein.
- Teilnahme-Bestätigung (Bestätigen). Diese Mail wird verschickt, wenn der Teilnehmer das Ticket bezahlt hat oder wenn es sich um ein kostenloses Event handelt (Punkt 1 entfällt dann). Sie bestätigt die Teilnahme an der Veranstaltung.
- Wartelisten-Bestätigung (Warteliste). Wenn sich mehr Teilnehmer für Ihr Event interessieren als Plätze zur Verfügung stehen oder wenn eine Teilveranstaltung (Workshop usw.) ausgebucht ist, können Sie eine Warteliste einrichten (unter Einstellungen > Gesamtkapazität). Wenn sich nun ein Teilnehmer anmeldet, wird statt der Eingangs- oder Teilnahme-Bestätigung die Wartelisten-Bestätigung versendet. (Hinweise zur Verwendung der Warteliste)
- Absage (Absagen). Wenn Sie einem Teilnehmer absagen müssen, wird diese Mail versendet. Es ist in jedem Fall ratsam, den Grund für die Stornierung und ggf. Informationen zur Erstattung einer bereits geleisteten Zahlung in der Mail anzugeben.
Mailtexte anpassen
Allgemeine Anpassungen der Texte nehmen Sie unter Einstellungen > Mails vor. Hier sollten Sie alle generell gültigen Informationen global einstellen, um Zeit zu sparen. Wenn Sie die Mails unter Buchungsdaten per Button versenden, haben Sie dort nochmals die Möglichkeit, den Inhalt für eine einzelne Mail anzupassen.
Für die Inhalte der Mails stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Verfügung, die beim Versenden automatisch mit den betreffenden Daten ersetzt werden.
Daten des Events
- EVENTINFO = Name, Ort/Zugangsdaten und Zeit Ihrer Veranstaltung als Textblock
- EVENTNAME = Name Ihrer Veranstaltung
- EVENTDATE = Zeit Ihrer Veranstaltung
- EVENTVENUE = Ort/Zugangsdaten Ihrer Veranstaltung
Daten des Teilnehmers
- NAME = Name inkl. Titel des Teilnehmers (z.B. „Dr. med. Max Muster“)
- FIRSTNAME = Vorname des Teilnehmers
- LASTNAME = Nachname des Teilnehmers
- SALUTATION = Grußformel mit geschlechtsspezifischer Anrede, Titel, Vor- und Nachname des Teilnehmers (z.B. ‚Sehr geehrter Herr Prof. Max Muster‘, je nach vorhandenen Daten)
Daten der Buchung
- PRICE = Preis der Bestellung (z.B. ‚50,00 €‘)
- BOOKINGNR = Buchungsnummer (z.B. ‚0120‘)
- TICKETNR = Ticketnummer (z.B. ‚5042-0120-NY‘)
Eigene Datenfelder
Außerdem besteht die Möglichkeit, den Inhalt jedes weiteren Formularfelds einzubinden. Dafür wird der dazugehörige Feldname benötigt. Bitte wenden Sie sich dazu an den Support. Die Platzhalter haben folgende Form:
- FIELD{77} = Inhalt des Feldes Nummer 77
Für eine höfliche Ansprache Ihrer Teilnehmer auf Business-Ebene empfehlen wir den Platzhalter SALUTATION. Je nach vorhandenen Informationen und Sprache der Buchung
wird damit automatisch eine möglichst vollständige Grußformel zusammengesetzt.
Beispiele:
Liebe(r) FIRSTNAME LASTNAME, willkommen zum EVENTNAME!
SALUTATION, herzlichen Dank für Ihre Registrierung!
Probieren Sie in jedem Fall über eine Test-Buchung aus, was die Mails an Ihre Teilnehmer beinhalten und ob Sie die Platzhalter richtig gesetzt haben.
Mails und Zahlungsabwicklung
Je nach gewählter Option für die Zahlungsabwicklung gibt es Unterschiede in der Handhabung der Mailtexte.
Wenn Sie die Veranstalter-Zahlungsabwicklung wählen, sollten Sie die Mailtexte vor allem hingehend Ihrer Zahlungsinformationen anpassen. Unter Mein Profil > Einstellungen für eigene Zahlungsabwicklung können Sie einstellen, ob die Eingangsbestätigungs-Mail Ihre Kontoverbindung beinhalten soll. Bitte beachten Sie, dass der Standardtext dieser Eingangsbestätigungs-Mail bereits Zahlungsinformationen enthält. Wenn Sie die entsprechende Einstellung aktivieren und die Kontoinformationen somit in der Mail stehen, sollten Sie den Mailtext anpassen und dort die Kontodaten löschen. Auch hier empfiehlt sich eine Test-Buchung.
Wenn Sie die eveeno-Zahlungsabwicklung wählen, brauchen Sie sich um nichts zu kümmern. eveeno versendet alle Mails automatisch. Falls Sie dennoch die Mailtexte individualisieren möchten, können Sie das selbstverständlich tun. Das Feld zur Mailtext-Anpassung ist in diesem Fall noch leer. Ihr eingegebener Text erscheint als weitere Information in der Mail zusätzlich zum eveeno-Text.
Mail-Anhänge: Rechnungen und Tickets
Unter Einstellungen > Dokumente können Sie einstellen, welche Anhänge mit den Mails gesendet werden sollen. Die PDF-Rechnung hängt bei kostenpflichtigen Events an der Eingangsbestätigungs-Mail, das PDF-Ticket nach erfolgtem Geldeingang (bzw. bei kostenlosen Events) an der Teilnamebestätigungs-Mail. Es besteht auch die Möglichkeit, eine ics-Kalenderdatei für das Event zu versenden.
Eventspezifische Mailadresse
Wenn Sie den Mailverkehr nicht über Ihre Profil-Mailadresse abwickeln möchten, können Sie unter Einstellungen > Mails eine eventspezifische Mailadresse angeben. Alle Mails werden dann an diese Adresse gesendet. Außerdem können Sie hier entscheiden, ob Sie bei einer neuen Buchung per Mail informiert werden wollen und wenn ja, was die Betreffzeile dieser Mail beinhalten soll.